Notă de informare privind prelucrarea datelor personale

1. Cine este operatorul

Operatorul datelor este Napoca Software. Pentru orice întrebare sau cerere privind datele dumneavoastră ne puteți scrie la [email protected].

2. Ale cui date le prelucrăm

Ale membrilor echipei (angajați și colaboratori), ale asociaților cu acces la aplicație și ale persoanelor care apar în evidențele firmei, cum ar fi persoane de contact ale clienților și furnizorilor sau plătitori și beneficiari ai unor plăți.

3. Ce date, în ce scop și pe ce temei

• Date de cont și de autentificare, pentru accesul la aplicație și securitatea ei. Temei: contractul de muncă sau de colaborare (art. 6 alin. 1 lit. b) și interesul nostru legitim (lit. f).
• Evidența activității (timpul lucrat, concedii, cheltuieli și sumele cuvenite), pentru organizarea muncii, facturarea clienților și decontări. Temei: contractul (lit. b) și obligațiile legale (lit. c). Informațiile privind concediul medical sunt prelucrate doar pentru obligațiile din dreptul muncii (art. 9 alin. 2 lit. b).
• Evidențe financiare și contabile (facturi, plăți, tranzacții bancare), pentru contabilitate și obligațiile fiscale. Temei: obligațiile legale (lit. c) și interesul legitim de a ține evidențe corecte (lit. f).
• Istoricul modificărilor, pentru integritatea evidențelor. Temei: interesul legitim (lit. f).

4. Cui transmitem datele

Datele sunt păstrate în România. Le transmitem doar în măsura necesară:

• furnizorilor de servicii IT care lucrează pentru noi, de exemplu pentru e-mail și copii de siguranță;
• unui prestator autorizat de servicii de informare cu privire la conturi, care ne dă acces la conturile bancare ale firmei;
• autorităților publice, inclusiv ANAF, contabilului și auditorului, atunci când legea o cere.

Unii furnizori fac parte din grupuri din afara Spațiului Economic European. Orice transfer se face în baza unei decizii de adecvare a Comisiei Europene sau a clauzelor contractuale standard.

5. Cât timp păstrăm datele

Evidențele financiare și contabile, cât cere legea contabilității (în general 10 ani). Celelalte date, pe durata relației cu firma și apoi cât este necesar pentru obligațiile legale sau pentru apărarea unui drept. Când plecați din echipă, accesul vă este închis.

6. Cookie-uri

Aplicația folosește doar cookie-uri strict necesare pentru funcționarea ei. Nu folosim cookie-uri de analiză sau de publicitate.

7. Decizii automate

Nu luăm decizii cu efecte juridice asupra dumneavoastră exclusiv pe baza unei prelucrări automate.

8. Drepturile dumneavoastră

Aveți dreptul de acces la date, de rectificare, de ștergere (în limitele obligațiilor legale de păstrare), de restricționare a prelucrării, de opoziție și la portabilitatea datelor. Scrieți-ne la [email protected]; răspundem în cel mult o lună.

Puteți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro.

9. Modificări

Putem actualiza această notă; data ultimei actualizări apare mai sus.